第十一條： 公告和記錄保存

SEARS公司要求其供應商以恰當的當地語言在員工可及處張貼此《準則》。供應商須保存充分的詳細資料以便向SEARS公司

證明其完全遵守此《準則》，并提供給SEARS公司的代表供其檢查。主要規定Sears公司采購準則的“公告及文件記錄保存”條款旨在敦促供應商和生產廠家向員工解釋Sears公司采購準則，保證所有工廠根據Sears公司采購準則的規定進行生產。“公告及文件記錄保存”條款包括以下主要規定：

ü          所有Sears公司業務合作伙伴，必須在工廠內的公眾場所張貼翻譯成當地語言的Sears公司采購準則。

ü          所有Sears公司業務合作伙伴，必須向工人說明Sears公司采購準則的規定，以及根據該準則，工人應享有的權利。此外，Sears公司供應商和生產廠家還必須遵守以下規定：

ü          保存能夠支持工廠評估工作的所有必要文件。

ü          應Sears公司代表要求提供雇用工人記錄。

ü          允許Sears公司代表單獨同工人面談。

ü          及時回復Sears公司代表有關Sears公司采購準則執行情況的合理垂詢。

ü          遵守Sears公司文件記錄保存規定的補充指導原則。

違規行為:

ü          工廠拒絕檢查員進入廠內進行檢查。

ü          工廠拒絕向Sears公司代表或代理機構提供有關文件記錄。

ü          工廠故意在文件中記錄不準確的信息。

ü          工廠未在工作場所保存有關文件記錄。

ü          工廠有意遺漏文件記錄（如工作合同、人事檔案、工資記錄和工作時間記錄等）。

ü          工廠未按法律規定在工作場所張貼有關通知。

ü          工廠的有關經營許可證過期。

良好管理實務:

ü          工廠保存了完整、記錄準確的文件。

ü          工廠允許Sears公司代表或代理機構，進入廠內檢查員工和工資記錄，并同工人及管理層進行面談。

ü          工廠不打擊工人回答檢查員提問的積極性，不得干涉工人回答檢查員的提問。

ü          工廠為檢查員提供單獨的場所，以方便員工同檢查員進行面談。

ü          工廠在廠區內張貼法律規定的通告。

ü          工廠在工人活動的地點張貼已翻譯成當地語言的Sears公司采購準則。

ü          工廠向經理、主管和工人說明檢查員有權同他們中的任何一員進行交談，經理、主管和工人須以合作的態度回答檢查員的提問。

ü          工廠保存了Sears公司文件記錄補充指導原則中列出的所有文件。

常見問題:

問：一家工廠不允許Sears公司的檢查員檢查員工檔案、工資和工作時間記錄，并不準檢查員同工人交談。這種作法是否違反了Sears公司采購準則的指導原則？

答：Sears公司采購準則明確規定Sears公司的代表或代理機構有權檢查各類有關達標工作的文件，因此上述作法屬違規行為。

問：一家工廠雖允許Sears公司的代理機構同工人進行面談，但卻以工資和工作時間文件需要更新為理由拒絕

代理機構進行檢查。這是否不符合Sears公司采購準則的規定？

答：上述作法存在違規行為的嫌疑。工廠必須提供其它工資和工作時間文件，或向檢查員說明更新文件記錄所需的時間。