SA8000程序文件

對內對外溝通程序

1.0目的

    為了規范公司對內對外信息溝通，確保體系的有效運行，特制定本程序。

2.0適用范圍

    本程序適用于公司所有對內和對外在關社會責任的信息溝通的活動。

3.0職責

3.1人事部負責與內部員工、當地政府、工會和其他外部利益相關者的信息溝通。

3.2采購部負責與供應商和分包商的信息溝通。

3.3銷售部負責與客戶（買方）的信息溝通。

3.4管理者代表應提供指導和支持，必要時報高層經理批準。

3.5其他各部門和工人代表應支持和配合對內對外信息溝通。

4.0工作程序

4.1總則

4.1.1信息溝通可以采用口頭或書面形式，也可以采用其他適當的方式，如電話、傳真、電子郵件、座談會、研討會和新聞發布會等。

4.1.2對內對外信息溝通均應保存適當的記錄和證據。

4.1.3一旦收到有關質疑、質詢和投訴信息，應忙核實質疑和投訴人的身份（包括姓名、職位、服務機構和聯絡電話等），查清質疑或投訴的原因。

4.1.4應針對質疑或投訴的問題解釋公司政策和程序，妥善處理質疑和投訴事件，并及時作出反應。重大問題應報高層經理批準。

4.1.5一旦發現在違反公司政策、法律法規或SA8000標準的事項，應及時采取補救和糾正行動。情況嚴重時，應及時報告總經理。

4.1.6信息溝通過程中，應注意保護個人隱私和公司商業秘密。

4.1.7若有員工向外部提供公司資料，應解釋公司內部投訴和申訴程序，不得采取懲罰或歧視性措施。

4.2對內信息溝通

4.2.1公司社會責任政策、管理體系運行情況，由人事部負責及時傳達到公司各部門及員工。

4.2.2社會責任管理體系運行中產生的信息資料，應根據政策和程序要求及時傳達到人員，并記錄其內容和處理結果。

4.2.3員工的咨詢、質疑和投訴，由工人代表或人事部收集，并負責答復。

4.3對外信息溝通

4.3.1與供應商和分包商的信息溝通由采購部負責，與客戶（買方）的信息溝通由銷售部負責，與當地政府，工會和其他外部利益相關者的信息溝通由人事部負責，管理者代表應提供指導和支持，必要時報高層經理批準。

4.3.2公司任何人收到來自外部的文件、電話、傳真或其他信息資料，應轉交上述責任部門，由他們根據情況處理。

4.3.3當地政府、工會或其他外部利益相關者提出的檢查、參觀或訪問要求，由人事部接待，并報管理者代表協助。

4.3.4外總利益相關者提出的意見、建議、投訴或質疑，應由責任部門負責調查核實情況，妥善處理，及時回復，并報管理者代表備案。

4.3.5管理者代表定期訪問本地利益相關者團體，征求他們的意見和建議，通報公司實施SA8000標準的進展和效果，提供相關的數據和資料，包括管理評審和監督活動的結果。

4.3.6如果有合同要求，管理者代表應對利益相關者提供合理的資料和取得資料的渠道，以核實公司是否符合SA8000標準的要求。如果合同有進一步的要求，公司應該透過采購合同的條款，要求供應商和分包商提供上述安排矣渠道。

5.0相關文件（略）

6.0記錄（略）